Cần mẫn ngày đêm số hóa tàng thư đưa vào dữ liệu dân cư

• Nỗ lực từng ngày để “về đích” kế hoạch số hóa hồ sơ cư trú
• Từ 1-1-2023: Cán bộ, công chức chỉ được yêu cầu người dân xuất trình Sổ hộ khẩu khi nào?
• Gặp lại người thân sau hàng chục năm nhờ dữ liệu dân cư

Vượt khó hoàn thành nhiệm vụ

Trụ sở Đội Cảnh sát QLHC về TTXH - CAQ Bắc Từ Liêm, Hà Nội vẫn nằm trong tòa nhà tái định cư thuộc khu Kiều Mai, phường Phúc Diễn - trụ sở cũ của CAQ từ ngày đầu thành lập. Được xây dựng theo kiểu căn hộ chung cư, nên các căn phòng chứa hồ sơ cư trú, hồ sơ cấp Chứng minh nhân dân/ Căn cước công dân đều là những căn phòng nhỏ, chật chội. Bước vào một trong những kho hồ sơ, chúng tôi phải khéo léo lắm mới không “chạm” vào từng lớp, từng lớp hồ sơ ken đặc.

Kiểm tra thông tin đầy đủ trong mỗi túi hộ sau khi đã nhập xong dữ liệu

Trung tá Nguyễn Thị Kim Thúy, Đội trưởng Đội Cảnh sát QLHC về TTXH cho hay, số hóa hồ sơ cư trú, hồ sơ cấp CCCD là một bước tiến quan trọng để bổ sung vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư nên ngay khi CATP Hà Nội triển khai kế hoạch “Thực hiện số hóa hồ sơ cư trú, hồ sơ cấp Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân của lực lượng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội” CAQ Bắc Từ Liêm đã gấp rút xây dựng cơ sở, chuẩn bị các điều kiện để có thể triển khai kế hoạch và quyết tâm hoàn thành trong thời gian sớm nhất.

Ngày 9-9, CAQ đã xây dựng và triển khai Kế hoạch số 350 về thực hiện số hoá hồ sơ cư trú, hồ sơ cấp Chứng minh nhân dân/ Căn cước công dân của lực lượng Cảnh sát QLHC về TTXH trên địa bàn quận Bắc Từ Liêm, chính thức triển khai số hóa từ ngày 19-11. Thời điểm đó, chỉ huy CAQ Bắc Từ Liêm đặt mục tiêu sẽ số hóa toàn bộ hồ sơ sau 45 ngày. Sau gần 1 tháng thực hiện, đến nay, CAQ đã số hóa được khoảng 67% hồ sơ tàng thư.

Từng núi hồ sơ ken dày đang được chờ số hóa

Nhớ lại những ngày đầu khi bắt tay vào thực hiện, CAQ Bắc Từ Liêm gặp không ít khó khăn, từ thiếu phương tiện máy móc đến con người thực hiện. Trung tá Nguyễn Thanh Huyền, Đội phó Đội Cảnh sát QLHC về TTXH - CAQ Bắc Từ Liêm thông tin, thực tế trong tàng thư CAQ Bắc Từ Liêm hơn 8 vạn số túi hộ cần số hóa trong khi đó, cán bộ biên chế công tác tàng thư chỉ có 5 đồng chí và phải kiêm nhiệm cả công tác hướng dẫn hồ sơ cư trú. Không những thế, hồ sơ cũ khi nhận bàn giao từ huyện Từ Liêm trong điều cơ sở vật chất thiếu thốn, không đủ giá và phòng lưu trữ tàng thư; phòng lưu hồ sơ tàng thư xuống cấp ngấm nước, ẩm thấp nên nhiều tài liệu đã hư hỏng, mục nát không còn nguyên vẹn rất khó khăn cho công tác scan và nhập thông tin tình trạng hồ sơ. Trang thiết bị phục vụ công tác số hóa còn thiếu nhất là máy scan, do đó rất mất thời gian với mỗi bộ hồ sơ.

Chủ động, linh hoạt, phát huy sáng kiến số hóa hồ sơ

Trước những khó khăn ấy, ngoài kiến nghị đề xuất, chỉ huy Đội Cảnh sát QLHC về TTXH đã chủ động, linh hoạt, có nhiều sáng kiến để khắc phục, hoàn thành tiến độ thời gian đề ra. CAQ đã đề nghị Phòng Cảnh sát QLHC về TTXH tổ chức tập huấn số hóa, giao ban để các đơn vị quận, huyện, thị xã học tập kinh nghiệm lẫn nhau trong quá trình thực hiện. “Thiếu máy scan, máy nhập liệu, chúng tôi đã huy động từ công an các phường, từ các nguồn lực sẵn có thậm chí sẵn sàng thuê, mượn để phục vụ công tác.

Về nhân lực, chúng tôi đề nghị Học viện Cảnh sát nhân dân tăng cường một số học viên các lớp liên thông vì các em này đều là cán bộ đã có kinh nghiệm đi học để bổ trợ kiến thức nên thuận lợi hơn trong việc thực hiện số hóa” - chỉ huy Đội Cảnh sát QLHC về TTXH cho biết.

Những "con ong chăm chỉ" không quản ngày đêm vì nhiệm vụ số hóa dữ liệu dân cư

Thượng tá Nguyễn Bá Ngự, Phó trưởng CAQ Bắc Từ Liêm nhìn nhận, việc triển khai đồng bộ các nhiệm vụ, giải pháp bảo đảm số hóa 100% hồ sơ cư trú, hồ sơ cấp Chứng minh nhân dân/ Căn cước công dân (CMND/ CCCD) để tái sử dụng kết quả số hóa trong tiếp nhận, giải quyết các thủ tục đăng ký cư trú, cấp CCCD tại cơ quan Công an và tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính tại Bộ phận một cửa để người dân không phải khai báo, cung cấp lại thông tin theo đúng chỉ đạo của Chính phủ, Bộ Công an và Công an Thành phố.

Qua đó, tạo cơ sở cho công tác bảo quản tài liệu, hồ sơ lưu trữ bảo đảm “toàn vẹn, lâu dài” thông qua quy trình số hóa hồ sơ, tài liệu giấy sang hồ sơ, tài liệu số, dữ liệu số phục vụ hiệu quả chủ trương chuyển đổi số bảo đảm quản lý và khai thác tập trung.

Vượt qua nhiều khó khăn bước đầu, đến nay CAQ Bắc Từ Liêm đã hoàn thành 67% nhiệm vụ số hóa hồ sơ dân cư chuyển Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư

Trong quá trình triển khai, bảo đảm an ninh, an toàn thông tin, dữ liệu được số hóa phục vụ kết nối, tích hợp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, kịp thời tháo gỡ khó khăn, vướng mắc về thực hiện các thủ tục hành chính trên môi trường điện tử. Nhờ đó, phục vụ nhanh chóng, thuận tiện, kịp thời các yêu cầu của cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu cung cấp, khai thác thông tin trong hồ sơ đăng ký cư trú, hồ sơ cấp CCCD đang lưu trữ tại cơ quan Công an.